Privacyverklaring

Datum: 3 april 2024

Versie: 3.3

TKP Pensioen B.V. (TKP) verzorgt als pensioenuitvoeringsorganisatie de administratie van een groot aantal pensioenuitvoerders en sociale fondsen in Nederland. Bij deze werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens. Daarnaast is TKP ook werkgever. Ook van haar medewerkers en andere personen die voor haar werkzaam zijn worden persoonsgegevens verwerkt. Tenslotte verwerken wij persoonsgegevens van de bezoekers van onze websites.

Met die persoonsgegevens gaan we zorgvuldig om. We verwerken én beveiligen ze met de grootste zorg. In deze privacyverklaring leest u hoe wij dat doen. Daarnaast leggen wij uit met welke doeleinden wij gegevens verwerken, welke gegevens dat zijn, van wie, hoe lang we gegevens bewaren, aan wie we ze verstrekken en waarom. En u leest welke privacyrechten u heeft. We raden u aan deze verklaring zorgvuldig te lezen.

Wij beveiligen uw persoonsgegevens goed. Dat doen we onder meer door maatregelen te nemen om te voorkomen dat uw persoonsgegevens gestolen worden of verloren gaan. Ook geven we alleen geautoriseerde personen inzage in en toegang tot uw persoonsgegevens.

Daarnaast hanteren we een gedragscode, waar iedereen die bij ons werkt zich aan moet houden. Hierin verplichten wij medewerkers onder andere om vertrouwelijk om te gaan met persoonsgegevens.

Wij kunnen telefoongesprekken opnemen. Als we dat doen, dan informeren wij u daar vooraf over. De opnames worden gebruikt voor training en coaching, maar ook voor onderzoek naar verdachte opdrachten en transacties en voor de bestrijding van fraude. De opgenomen telefoongesprekken worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor bovenstaande doeleinden. Binnen de bewaartermijn heeft u recht op een weergave van het telefoongesprek.

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan wet- en regelgeving, zoals de AVG.

• Wij vermelden duidelijk met welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dat doen wij in deze privacyverklaring.
• We beperken ons bij het verzamelen van persoonsgegevens tot de persoonsgegevens die nodig zijn voor onze legitieme doeleinden.
• We vragen in de gevallen waarin toestemming is vereist, eerst om toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens.
• Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Dat eisen we ook van partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken.
• Wij respecteren uw privacyrechten.

Een persoonsgegeven is een stukje informatie over een persoon. Met één of meerdere van deze stukjes kan iemand direct of indirect worden geïdentificeerd. Persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld uw naam, adres, geboortedatum en telefoonnummer. Maar het zijn ook minder voor de hand liggende gegevens, zoals het pensioennummer dat u van uw pensioenfonds krijgt, een (bank)rekeningnummer, gebruikersnaam- en wachtwoord, uw Burgerservicenummer of een IP-adres. Veel verschillende soorten gegevens dus, waardoor het onmogelijk is u een volledig overzicht van alle persoonsgegevens te geven.

Wij verwerken persoonsgegevens om klanten zo goed mogelijk te kunnen bedienen en ons werk zo zorgvuldig en correct mogelijk uit te voeren.

We hebben verschillende doeleinden voor het verwerken van persoonsgegevens:

• om uitvoering te geven aan de werkzaamheden die wij als pensioenuitvoeringsorganisatie verrichten;
• vanuit goed werkgeverschap;
• om goed te kunnen administreren van wie wij producten of diensten afnemen;
• om bepaalde informatie over de bezoekers van onze websites administreren en hierover met hen te kunnen communiceren, en de kwaliteit en gebruiksvriendelijkheid van onze websites te kunnen verbeteren.

Welke persoonsgegevens wij van u verwerken, hangt af van het doel waarvoor het noodzakelijk is dat wij de persoonsgegevens gebruiken.

Van medewerkers en anderen die voor ons werken

Van onze medewerkers verzamelen we alle persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om de arbeids- of dienstovereenkomst goed uit te kunnen voeren.

Dat kunnen deze categorieën zijn:

• Naam-, adres- en woonplaats (NAW)-gegevens
• Identificatiegegevens
• Communicatiegegevens
• Dienstverband- of opdrachtgegevens
• Functie- en/of afdelingsgegevens
• Salaris-, betalings- en/of facturatiegegevens
• Medische gegevens
• Beeld- en geluidmateriaal

Arbodienst

Voor het verwerken van medische gegevens van onze medewerkers bij verzuim en re-integratie hebben wij afspraken gemaakt met onze Arbodienst. Met deze afspraken volgen we de wet en respecteren we de geheimhoudingsplicht.

Van sollicitanten

Om een sollicitatie goed te kunnen behandelen, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

• Geslacht
• Roepnaam
• Achternaam
• Geboortedatum
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Curriculum vitae (en de informatie daarin)
• Motivatiebrief (en de informatie daarin)

Van bezoekers van onze websites

Op onze websites gebruiken we cookies. Dit zijn kleine tekstbestandjes die via uw browser op uw computer worden geplaatst. In die cookies staan gegevens die wij over u verzamelen, zoals het type browser die u gebruikt of uw voorkeurstaal. U leest hier meer over in onze cookieverklaring.

Als u via ons contactformulier contact met ons opneemt
Via ons contactformulier kunt u uw persoonsgegevens bij ons achterlaten. Wij gebruiken deze gegevens alleen om contact met u op te nemen over uw vraag of opmerking. Hierna verwijderen wij uw gegevens weer. Om uw vraag of opmerking correct te kunnen behandelen, verwerken wij de volgende gegevens:

• Naam
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Van ontvangers van de nieuwsbrief

Via onze website kunt u zich aanmelden voor onze nieuwsbrief. Om u de nieuwsbrief digitaal te kunnen toezenden, verwerken wij uw e-mailadres. Dat doen we tot wederopzegging. Wanneer u de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen, kunt u zich afmelden via de afmeldlink onderaan de nieuwsbrief.

Van deelnemers van aangesloten pensioenuitvoerders en sociale fondsen

Als u deelnemer of werkgever bent of bent geweest van een pensioenuitvoerder of sociaal fonds, dan verzamelen zij uw persoonsgegevens. U kunt bij hen een overzicht van uw gegevens opvragen. De contactgegevens vindt u op de website van het betreffende fonds.

Van onze klanten en leveranciers

Om onze contractuele verplichtingen na te kunnen komen, leggen wij persoonsgegevens van (vertegenwoordigers van) onze klanten en leveranciers vast. Ook kunnen wij persoonsgegevens verwerken omdat wij daar een gerechtvaardigd belang bij hebben. Een voorbeeld is het onderhouden van klantrelaties.

Voor deze doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• NAW-gegevens
• Geboortedatum en -plaats
• Communicatiegegevens
• Betalings- en/of facturatiegegevens
• Functiegegevens
• Bedrijfsgegevens

Van bezoekers van ons terrein

Omwille van de veiligheid  van onze medewerkers, ons terrein, u als bezoekers van TKP en de gegevens waar wij voor onze klanten mee werken, verwerken wij gegevens van bezoekers van ons terrein. Het veilig houden van personen en gegevens geeft ons een gerechtvaardigd belang om bepaalde gegeven vast te leggen.

Voor dit doeleinde kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Naam
• Bedrijfsgegevens
• Beeldmateriaal

Wij mogen persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van onze werkzaamheden als pensioenuitvoeringsorganisatie en als werkgever.

Dit mogen wij, omdat we:

• deze gegevens nodig hebben om onze wettelijke en contractuele verplichtingen – als pensioenuitvoeringsorganisatie en als werkgever – uit te kunnen voeren;
• een gerechtvaardigd belang hebben om deze persoonsgegevens te gebruiken. Denk aan het onderhouden van klantrelaties en het veilig houden van onze medewerkers en gegevens die wij verwerken. Wij wegen altijd af of dit niet botst met uw privacybelangen;
• uw expliciete toestemming hebben gekregen voor het verwerken van uw persoonsgegevens. Deze toestemming kunt u altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat u uw toestemming intrekt, mogen wij uw gegevens niet meer voor het doeleinde verwerken waarvoor u uw toestemming had gegeven. Wij zullen uw gegevens dan voor toekomstig gebruik verwijderen. Als wij uw toestemming vragen, wijzen wij u al op de mogelijkheid om uw toestemming weer in te trekken.

Wij ontvangen uw persoonsgegevens op verschillende manieren.

• Van uzelf, bijvoorbeeld als u:
  • deelnemer bent van een van de pensioenuitvoerders of sociale fondsen waarvoor wij de administratie uitvoeren;
  • aan ons een product of dienst levert;
  • met ons een arbeidsovereenkomst of andere dienstovereenkomst sluit;
  • ons terrein bezoekt;
  • onze websites of ons kantoor bezoekt en daar gegevens opgeeft of achterlaat.

• Via andere partijen, zoals:
  • Basisregistratie Personen (BRP)
  • Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO)
  • Belastingdienst
  • (Voormalige) werkgever(s)
  • Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV)
  • Kamer van Koophandel (KvK)
  • Andere pensioenuitvoerders

Deze persoonsgegevens ontvangen wij vanwege:

• de diensten die wij verlenen;
• de uitvoering van de verplichtingen die onze klanten hebben;
• het afnemen van een product of dienst van u of uw organisatie;
• de arbeidsovereenkomst of andere (dienst)overeenkomst die u met ons heeft gesloten.

Wij gebruiken alleen persoonsgegevens die we nodig hebben voor de afgesproken doeleinden. U bent echter niet wettelijk verplicht om ons deze gegevens te geven. Kiest u ervoor uw gegevens niet te geven, dan kan dat gevolgen hebben. Welke gevolgen dit zijn, hangt af van de reden waarvoor wij de gegevens nodig hebben.

Zo kan het gevolg zijn dat wij:

• niet (volledig) kunnen voldoen aan onze contractuele verplichtingen. Dit kan ertoe leiden dat aan u geen pensioenuitkering, salaris of betaling kan worden uitgekeerd;
• niet kunnen voldoen aan uw verzoek om uw persoonsgegevens te verwerken of aan anderen door te geven;
• u geen toegang kunnen geven tot onze gebouwen;
• onze (wettelijke) verplichtingen niet kunnen nakomen, waardoor het mogelijk is dat wij of u te maken krijgt met (schade)claims.

Wij geven uw persoonsgegevens alleen aan andere partijen door als dat toegestaan, noodzakelijk en/of verplicht is voor de uitvoering van ons werk als (pensioenuitvoerings)organisatie en als werkgever.

Dit doen wij als:

• u hiervoor toestemming heeft gegeven. Trekt u uw toestemming in, dan verstrekken wij uw gegevens niet meer aan die andere partijen.
• wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. Denk aan verzoeken van de Belastingdienst, het UWV of toezichthoudende instanties.
• dit noodzakelijk is om de met u gesloten overeenkomst uit te voeren of wanneer u ons verzoekt maatregelen te nemen om die overeenkomst uit te kunnen uitvoeren.

Sommige van onze werkzaamheden besteden wij uit aan derde partijen. De partijen kunnen gevestigd zijn zowel binnen als buiten de Europese Economische Ruimte. Denk aan de drukker van onze brieven of de leverancier die voor onze websites zorgt. Tijdens hun werk kunnen zij in contact komen met uw persoonsgegevens. Om ervoor te zorgen dat ook zij zorgvuldig en veilig met uw persoonsgegevens omgaan, hebben wij met deze partijen een verwerkersovereenkomst gesloten.

Wij zijn bekend met de uitspraak van het Hof van Justitie van de EU van 16 juli 2020 met implicaties voor de doorgifte van persoonsgegevens. Wij zijn momenteel aan het onderzoeken hoe we dit het beste kunnen ondervangen. Wij hebben privacy zeer hoog in het vaandel staan en proberen om tot een passende oplossing te komen. Als wij een passende oplossing hebben, zullen wij u hierover informeren via deze privacyverklaring. Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact met ons op, via de contactgegevens in deze privacyverklaring.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zolang als dat noodzakelijk is voor de verwerkingsdoelen. Daarbij houden we ons aan de wettelijke bewaartermijn. De bewaartermijn kan per soort persoonsgegevens verschillen. Zo moeten wij gegevens die relevant zijn voor de Belastingdienst minimaal 7 jaar bewaren. Sollicitatiegegevens bewaren wij – zonder toestemming – niet langer dan tot 4 weken na afloop van de sollicitatieprocedure. Videobeelden verwijderen we na 4 weken.

Wanneer een organisatie uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u volgens de AVG een aantal privacyrechten. Die rechten heeft u ook bij ons.

U kunt ons verzoeken om:

• inzage te verkrijgen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
• persoonsgegevens aan te passen wanneer wij deze verkeerd hebben geregistreerd;
• uw gegevens te verwijderen, zodra u uw toestemming intrekt. Verwerkingen die wij voor de intrekking uitvoerden, blijven wel rechtmatig;
• de verwerking van uw gegevens te beperken in situaties waarin u uw gegevens nodig heeft voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• uw bezwaar tegen het verwerken van uw persoonsgegevens in behandeling te nemen;
• uw persoonsgegevens aan u te verstrekken in een vorm die gestructureerd, gangbaar en ‘machineleesbaar’ is zodat u deze kunt overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. In de praktijk betekent dat doorgaans dat u de gegevens in een tekst- of Excel bestand zult ontvangen.

Beroept u zich op één van deze rechten, dan reageren wij binnen 1 maand. Kunnen wij niet aan het verzoek beantwoorden, dan ontvangt u onze motivatie binnen 1 maand. Ook wanneer we meer tijd nodig hebben, geven wij dat binnen 1 maand aan u door.

Neem contact met ons op als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de manier waarop wij met uw privacyrechten omgaan. Wij helpen u graag. Onze contactgegevens vindt u hieronder.

Bent u ontevreden over de manier waarop wij omgaan met uw klacht, dan heeft u het recht om een klacht over ons in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Heeft u vragen over onze privacyverklaring? Of over een van de rechten die u heeft als gevolg van de gegevensverwerking? Neem dan contact met ons op:

Bezoekadres
Europaweg 27
9723 AS Groningen

Postadres
Postbus 501
9700 AM Groningen

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die toezicht houdt op de manier waarop wij persoonsgegevens verwerken. Indien u vragen, opmerkingen of klachten heeft over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan of over het TKP privacy beleid, dan kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming via:

fg@tkppensioen.nl
Postbus 501
9700 AM Groningen

TKP behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij raden u aan om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen en zo op de hoogte te blijven van de inhoud van dit document. De privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 3 april 2024.